Budując od podstaw swoją firmę, głównym celem jest maksymalizacja zysków i rozwój. Odpowiednie zarządzanie i czas powoli zbliżać będzie przedsiębiorcę do upragnionego celu. Produkujemy co raz więcej, zatrudniamy co raz więcej pracowników, tworzymy nowe działy, mamy co raz większe magazyny, rozliczenia księgowe zaczynają być co raz bardziej skomplikowane. Trochę tego dużo, prawda? Co zrobić, aby nad tym zapanować? Odpowiedzią na to są systemy informatyczne, a mianowicie taki, który pozwoli nam to wszystko ze sobą zintegrować. System ERP.
Pod tajemniczym skrótem ERP kryje się nazwa Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów. System taki daje nam kontrolę nad całym przedsiębiorstwem oraz integruje w jednym miejscu m.in. księgowość, produkcję i magazyn, dzięki korzystaniu z jednej bazy danych. Najnowsze tego typu systemy w dużym stopniu ułatwiają prowadzenie firmy, a na ich funkcjonalność składa się wiele spójnych ze sobą modułów i aplikacji.
Dobrze, ale na czym polega to zintegrowanie działów i automatyzacja procesów? Załóżmy, że prowadzimy przedsiębiorstwo produkcyjne i dostajemy od klienta zlecenie. Zamówienie takie wprowadzone do systemu ERP utworzy automatycznie dokumenty magazynowe, a przygotowane do produkcji od razu zarezerwuje towar niezbędny do wykonania wyrobu gotowego. Prócz tego, jeżeli mamy odpowiednio przygotowany system, to możemy również sprawdzać stan zamówienia i tego, w jakim miejscu na produkcji aktualnie jest. Prócz tego dochodzą również rozrachunki i faktury powiązane ze zleceniem, tworzenie raportów finansowych, czy na przykład planowanie produkcji.
Naprawdę dobry system powinien również posiadać pełne wsparcie jego producenta, który, prócz niezbędnej pomocy dotyczącej poprawnego użytkowania programu, (np. poprzez szkolenia), powinien zapewniać odpowiednio częste aktualizacje systemu o nowe funkcjonalności lub usprawnienia wynikające ze zmian w prawie, tworzenie kopii zapasowych bazy danych i sprawdzanie oprogramowania pod kątem ewentualnych błędów w jego działaniu.
Jeżeli chodzi o koszty, jest to mocno zależne od wielkości przedsiębiorstwa i jego branży. W małym przedsiębiorstwie system taki może być zakupiony tak jak wykupowana jest licencja, czyli np. płacimy raz w roku kilkaset lub kilka tysięcy złotych, może być to również w ramach abonamentu, jakiejś kwoty płaconej miesięcznie. Przy większym przedsiębiorstwie dochodzi określenie ilości modułów wykorzystywanych oraz zaawansowane wdrożenie, rozgałęziające się na wszystkie jego działy.
Wraz z rozpowszechnianiem Internetu systemy ERP rozwijane są w kierunku ich mobilności oraz pracy w chmurze, która zastąpić ma lokalną bazę danych i może oszczędzić Nam miejsca, które musielibyśmy przeznaczyć na serwerownię.
